L'outil d'intégration talech Quickbooks permet d'importer des informations de paiement et de revenus de talech vers Quickbooks sous forme de factures.

Nous vous recommandons vivement d'avoir des connaissances approfondies en matière de traitement des factures Quickbooks et de dépôt de paiements à partir de fonds non déposés, avant d'utiliser l'outil d'intégration. Veuillez contacter l'assistance Intuit ou votre expert comptable pour obtenir de l'aide avec Quickbooks.

Remarque : L'outil d'intégration Quickbooks fonctionne uniquement avec les versions de bureau Quickbooks sur un PC.

Remarque : L'intégrateur tiers ne prend plus en charge ce module externe. Pour le moment, aucune mise à jour future de ce module externe n'est prévue. Veuillez l'utiliser à vos propres risques.  

Façon dont l'outil d'intégration importe les données 

L'outil d'intégration créera une facture dans Quickbooks et l'appliquera à toutes les informations de recettes et aux paiements sous forme d'élément de service.

Les factures créées dépendent de l'option Importer un rapport quotidien, dans les paramètres d'intégration.

Importer le rapport quotidien sélectionné

• Chaque jour sera résumé dans une facture
• Chaque facture aura le jour comme numéro de facture, c'est-à-dire : 10/02/2018 = 10022018
• Les renseignements sur les revenus sont basés sur les informations sur les recettes totales dans le rapport résumé.
• Les paiements importés sont regroupés en fonction du type de paiement pour la journée entière

Importer le rapport quotidien désélectionné

• Chaque facture dans talech sera une facture dans Quickbooks
• Le numéro de facture sera identique au numéro de reçu de talech
• Les produits vendus seront listés en tant que commentaires dans l'élément par défaut

 

Ce qui est importé avec l'outil d'intégration :

Information sur les recettes importée

Importation quotidienne activée	Importation quotidienne désactivée
Revenu net total Taxe totale recouvrée Pourboires totaux recouvrés Pourboires totaux recouvrés Valeur totale de la carte-cadeau vendue Valeur totale de la carte-cadeau échangée	Sous-total par reçu Taxe totale par reçu Pourboires totaux par reçu Pourboire total par reçu Valeur totale de la carte-cadeau par reçu Valeur totale de la carte-cadeau échangée Nom du client (nécessite que le client figure sur la liste des clients Quickbooks) Produits vendus (importés en tant que commentaire dans la facture, stock non pris en charge)

 

Remarque : Pour le moment, l'outil d'intégration ne peut importer que les informations énumérées ci-dessus, les clients ou la synchronisation des stocks ne sont pas synchronisés avec Quickbooks.  

Nous vous recommandons d'utiliser talech.com pour toutes informations supplémentaire concernant vos ventes telles que :

• Produits vendus
• Rabais utilisés
• Information des clients
• Données des employés
• etc.

Installation/Mise à jour du module externe

1. Téléchargez le module externe ici
2. Extrayez le fichier talechQB.zip dans un emplacement connu. (Clic droit + extraction)
3. Cliquez sur le fichier talechQB.exe
4. Sélectionnez Oui pour autoriser l'exécution de l'installation
5. Cliquez sur Suivant et suivez les instructions jusqu'à ce que vous voyiez Terminer

Remarque : Si vous utilisez Windows 10, un écran de sécurité semblable à l'écran ci-dessous peut s'afficher. Vous devrez permettre à talechQB.exe de s'exécuter.

1. Appuyez sur le bouton plus d'information
2. Puis appuyez sur autoriser l'exécution

Notez que l'installation peut être en cours d'exécution en arrière-plan après la dernière étape. Cliquez sur le bouclier dans la barre des tâches pour lui permettre de s'exécuter

Après l'installation

4. Ouvrez Quickbooks en tant qu'administrateur

(Cliquez avec le bouton droit sur Quickbooks, puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.)

5. Acceptez le certificat du module externe

Remarque : Si vous avez déjà installé le module externe, cette invite peut ne pas s'afficher

6. Vérifiez que la version du module externe est correcte en consultant les paramètres du module externe d'intégration à Quickbooks de talech.

Pour trouver l'option À propos

1. Cliquez sur Entreprise
2. Intégration à Quickbooks de talech
3. Cliquez sur À propos
4. La version doit être 1.0.4

 

Configurer l'outil d'intégration

Une fois l'outil d'intégration installé, vous devrez le configurer pour mapper les champs de talech de vos factures aux données reçues.

Pour trouver les paramètres d'intégration

1. Cliquez sur Entreprise
2. Sélectionnez l'outil d'intégration à Quickbooks de talech
3. Cliquez sur Paramètres

Mettez à jour l'outil avec vos renseignements de connexion talech

L'outil d'intégration devra accéder à votre compte talech.

1. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe talech pour permettre à l'outil d'accéder à votre compte.
2. Cliquez sur authentifier et sélectionnez OK sur l'écran de réussite

Remarque : Assurez-vous que les renseignements de connexion saisis donnent accès à votre compte talech.com. 

Veuillez consulter l'article Modification des employés et des rôles pour obtenir de l'aide sur les autorisations.

Définir le compte bancaire

Le compte bancaire est le compte par défaut utilisé lors de l'importation des remboursements de talech.com. Chaque remboursement d'un article retourné sera automatiquement déduit du compte bancaire sélectionné au moment de l'importation.

Nous vous recommandons de créer un compte bancaire spécial pour la caisse talech, afin d'éviter d'affecter vos comptes actifs. Au moins jusqu'à ce que vous soyez à l'aise avec la configuration

Pour créer un compte bancaire

1. liste
2. Plans de comptes
3. Comptes
4. Nouveau
5. Sélectionnez l'option Banque
6. Sélectionnez Continuer
7. Entrez le nom, par exemple : compte talech
8. Cliquez sur Enregistrer et & Fermer 
9. Sélectionnez non à l'invite de saisie du flux bancaire

 

Une fois le compte bancaire créé, l'option paramètres affiche le compte bancaire dans le menu déroulant

 

Sélectionnez un client par défaut

 

Choisissez le client par défaut lorsqu'il n'y a pas de client dans talech importé ou téléchargez l'intégralité des recettes pour la journée.

 

Remarque : L'outil d'intégration ne créera pas de clients sur votre compte Quickbooks lors de l'importation. Vos clients doivent déjà avoir été entrés dans Quickbooks pour que le nom du client figure sur la facture.

Pour créer un client dans Quickbooks pour lui attribuer les paiements par défaut

1. Clients
2. Centre client
3. Nouveau client et & tâche
4. Nouveau client
5. Nommez le client, par exemple : caisse de talech
6. Sélectionnez les paramètres de taxe
7. Cliquez sur le code de taxe et supprimez tous les éléments de taxe et codes de taxe

Remarque à propos de la suppression du code de taxe :

Étant donné que le module externe importe toutes les taxes recouvrées en tant qu'élément de service dans la facture, toutes les taxes par défaut appliquées à la facture affecteront le total dû de la facture et pourraient résulter en un enregistrement en double des taxes

Mapper les éléments de service

 

Les éléments de service sont utilisés pour mapper l'élément par défaut, l'élément de taxe, l'élément de pourboire, article de pourboire et la carte-cadeau nette. Ces éléments de service seront utilisés sur chaque facture importée pour représenter ce qui a été recouvré dans talech.

Créez et sélectionnez un élément de service qui représente chaque champ importé de talech. Le tableau ci-dessous explique comment chaque champ sera importé en fonction du paramètre d'importation quotidienne

 

	Importation quotidienne sélectionnée	Importation quotidienne désélectionnée
Élément par défaut (élément de service)	Revenu net total	Sous-total par reçu
Élément de taxe (Élément de service ou Élément de taxe de vente)	Taxes totales recouvrées	Taxes totales par reçu
Élément de pourboire (élément de service)	Pourboires totaux recouvrés	Pourboires totaux recouvrés par reçu
Élément de pourboire (élément de service)	Pourboires totaux recouvrés	Pourboire total recouvré par reçu
Carte-cadeau nette (élément de service)	Valeur totale de la carte-cadeau vendue et échangée	Valeur totale de la carte-cadeau vendue et échangée

 

Pour créer un élément de service

1. Cliquez sur Liste
2. Liste Élément
3. Ensuite sélectionnez élément puis nouveau
4. Sélectionnez Service dans le champ type
5. Entrez le nom/numéro de l'élément : par exemple, recettes talech
6. Sélectionnez un compte à associer à cet élément de service

Remarque : Vous pouvez également créer un compte séparé en cliquant sur nouveau.

7. Sélectionnez un code de taxe qui n'est pas taxé ou entrez un taux de taxe 0.00

Remarque : L'ajout d'un taux de taxe à l'élément de service enregistrera les taxes deux fois. Les taxes sont importées dans leur propre élément de service ou élément de taxe

8. Cliquez sur OK pour sauvegarder

 

Créer un élément de taxe

Vous pouvez également utiliser un élément de taxe sur les ventes pour mapper le total de vos taxes sur les factures. L'outil d'intégration utilisera la taxe recouvrée pour importer le total des taxes recouvrées.

 

Remarque : Si vous utilisez un élément de taxe pour importer vos taxes, évitez de choisir cet élément de taxe comme élément de taxe par défaut pour le client utilisé.

Pour créer un élément de taxe de vente

1. Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour créer un nouvel élément
2. Sélectionnez un élément de taxe de vente pour l'option type
3. Saisissez le nom de la taxe de vente, par exemple taxes talech
4. Laissez le taux à 0,0 %
5. Sélectionnez une administration fiscale

Remarque : Utilisez <Ajouter nouveau> pour créer une nouvelle administration fiscale

Une fois tous les éléments de la liste créés, mappez-les dans l'outil d'intégration QuickBooks de talech

 

Importation de données talech

 

Utilisez l'option d'importation pour importer des données à partir du module externe.

Remarque : Le module externe est seulement capable de créer des factures et d'appliquer des paiements pour ouvrir des factures. Cela ne pourra pas ajuster les factures. Pour éviter tout problème, évitez d'importer plusieurs fois le même jour.

 

Pour importer des données

1. Cliquez sur Entreprise
2. Sélectionnez l'outil d'intégration Quickbooks de talech
3. Sélectionnez importer des factures
4. Sélectionnez une date de début (à partir de) et une date de fin (à)
5. Sélectionnez importer
6. Attendez le message indiquant que l'importation est terminée

Une fois l'importation terminée, vous pouvez faire défiler vers le haut la boîte d'importation pour afficher les erreurs éventuelles. Les erreurs seront listées en rouge